В жизни практически каждого кадрового работника случается ситуация, когда к нему приходят уже уволившиеся продолжительное время назад сотрудники с просьбой подтвердить или уточнить записи в трудовой книжке.
Чаще всего это нужно для Пенсионного фонда.
Но специалист по каким-либо причинам не может найти нужный приказ, как то – пришёл работать неделю назад, не был в архиве ни разу и т. д.
Тогда неоценимую помощь могут оказать журналы регистрации приказов. Об этом виде документов и пойдёт речь в статье.
Приказы по движению кадров
В Российской Федерации законодательно регламентирован ряд приказов по личному составу. Эти документы в обязательном порядке присутствуют в каждой организации. Они могут быть выполнены в согласовании с ГОСТом Р 6.30-2003 либо по своим формам.
Формы разработанных документов по личному составу разрабатываются в организации и утверждаются приказом за подписью руководителя. Это рекомендуется делать в декабре, перед началом нового рабочего года.[ads-mob-1]
Итак, необходимо наличие следующих приказов:
[ads-pc-2]
- приём на работу;
- перевод (временный, постоянный);
- увольнение;
- установление новых окладов (тарифов);
- отпуска (ежегодный с оплатой, дополнительный оплачиваемый, без сохранения заработной оплаты, по уходу за ребёнком, учебный и т. д.);
- командировки;
- взыскания;
- поощрения.
Они имеют разный срок хранения, что прописано в N125-ФЗ от 22.04.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации».
Назначение журнала регистрации приказов
Все входящие документы, адресованные предприятию зарегистрируются.
Также и исходящие документы должны быть записаны в журналы учёта.
Это необходимо для доказательства существования тех или иных документов и для невозможности провести махинации так называемым задним числом.
В компаниях с большим кадровым документооборотом существуют журналы по каждому направлению отдельно. В один вписываются сведения по лицам, принимаемым на работу, в другой — отпуска. Для увольнений и переводов также выделяется отдельная книга учёта.
[attention type=green]Приказы необходимо регистрировать, чтобы в будущем можно было подтвердить факт создания документа. Также журнал учёта поможет не допустить утверждения документации прошедшим числом.[/attention]
Когда заводится журнал?
Если организация недавно создана, то сотрудник, отвечающий за кадровое делопроизводство, сразу заводит регистрационный журнал.
Это поможет избежать ситуаций, когда документ был, к примеру, потерян, его необходимо восстановить. Журнал обнародует все нужные сведения.
Если в организации журнал не ведётся, то в ситуации, когда трудовая инспекция нагрянет с проверкой, они укажут на этот момент и попросят завести.
Штрафовать за это инспекторы не будут. Каждый лист пронумеровывают, книгу прошнуровывают.
После его нужно опломбировать, наклеить заверительную надпись с указанием количества листов, подписывать руководителем компании и поставить официальную печать предприятия. Вести журнал необходимо, пока не закончатся страницы. После завести новый.
[attention type=green]Журнал можно завести с любого момента существования компании, если до этого он не вёлся.[/attention]
Ответственность за журнал регистрации приказов
Приказом, входящим в основную деятельность, назначается сотрудник, ответственный за ведение книги регистрации приказов.
Это может быть как начальник отдела кадров, так и специалисты кадровой службы.
Ведение таких журналов должно быть прописано в должностной инструкции кадрового специалиста.
Основные параметры оформления
Поскольку закон не обязывает вести журналы учёта приказов, то требования к оформлению отсутствуют. Можно вести данные книги аналогично журналам регистрации входящей документации.
На титульном листе необходимо прописать название организации, дату начала ведения книги. Дата окончания будет вписана после заполнения всех листов. Также ставится номер документа по номенклатуре дел, которая должна быть в компании.
Электронная форма журнала
Аудиторы, проверяющие многие компании, не запрещают вести журналы регистрации приказов в электронном виде.
Если приказы создаются в программном продукте, установленном в организации, то номера могут присваиваться автоматически.
Можно в нужное время выгружать список.[ads-mob-2]
Но стоит заметить, что такой учёт документов должен быть строго прописан в приказе – как часто происходит распечатка листов, кто подписывает этот документ, кто заверяет его. Сброшюрованные списки подшиваются в дело.
[attention type=green]Можно вести учёт издаваемых приказов только на компьютере, но дабы избежать вероятности легко поменять содержимое файла (например, даты), эксперты советуют вести регистрацию на бумаге.[/attention]
Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
[ads-pc-4]Титульный лист
ЖУРНАЛ
регистрации приказов
по личному составу
ООО «Новое решение»
Начат:
| « 09 » | 01 | 2017 г. |
Окончен:
| « » | 20__ г. |
Содержание граф журнала. Пример.
| № п/п | Дата издания приказа | Номер приказа | Наименование приказа | Ф. И. О., табельный номер сотрудника | Документы, на основании которых издан приказ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 09.01.2017 | 1 | О приеме на работу | Маслов Юрий Сергеевич,
таб. № 11222 |
Трудовой договор № 1 от 09.01.2017 г. |
| 2 | 17.01.2017 | 4 | О учебном отпуске | Сомова Екатерина Александровна, таб. № 12230 | Справка-вызов № 55 от 15.01.2017 г. |
| 3 | 25.01.2017 | 7 | Об увольнении | Ежов Виктор Анатольевич,
таб. № 25156 |
Заявление об увольнении по собственному желанию от 10.01.2017 г. |
| 4 | 18.02.2017 | 5 | О применении дисциплинарного взыскания к работнику | Волкова Ольга Владимировна,
таб. № 22368 |
Докладная руководителя отдела снабжения Иванова А.А. от 17.02.2017 г., объяснительная Волковой О.В. от 17.02.2017 г. |
Главное, что несёт в себе регистрация приказов по личному составу – это создание структуры издаваемых документов. Если они все учтены, то это поможет при проверке инспекцией, не позволит создавать документов задним числом и позволит быстро найти нужные сведения по запросу любого работника.