Оформляем акт приема-передачи товара правильно: образец и правила заполнения бланка
Иногда начинающим предпринимателям на акт приема-передачи товара образец просто необходим. Если он отсутствует в базе данных программы, через которую ведется бухгалтерский учет, требуется составлять документ самостоятельно.
Есть немало примеров в интернете, однако необходимо понимать юридические основы этого акта, чтобы иметь представление, как правильно его оформлять. Иначе, когда возникнет проблема с контрагентом или клиентом, будет сложно доказать факт передачи материальных ценностей из-за неправильно оформленных документов.
Что это за документ?
Акт приема-передачи составляется в различных случаях, которые предусмотрены положениями Гражданского кодекса РФ:
- передача товара или недвижимости покупателю на основании заключенного договора;
- отсутствие соглашения между сторонами;
- необходимость передать продукцию на хранение;
- возврат товара из-за несоответствия качества или в силу других причин.
Этот документ относится к первичной бухгалтерии, поэтому оригиналы всегда должны быть у бухгалтера. На их основании оформляется приход и списание товаров и иных материальных ценностей.
На финальном этапе сделки необходимо, чтобы получатель расписался в акте:
- юридическое лицо, указывает номер доверенности (не требуется, когда получает груз владелец фирмы, у которого при себе есть печать);
- физическое лицо ставит только подпись, а доверенность не требуются, если к сделке не привлекается посредник.
Содержание
Необходимо правильно оформлять этот документ. В 1с часто вшиты образцы, однако в других программах они могут отсутствовать. Речь идет о бесплатной версии программного обеспечения типа Business Pack.
В акте должно быть отображено:
- наименование товара, передаваемого второй стороне (необходимо указывать название, как в базе данных, чтобы провести списание), а также количество, артикул, марка и другая информация, которая требуется для идентификации продукта;
- реквизиты обеих сторон (если получатель — физическое лицо, то нужно указать его ФИО, паспортные данные, место регистрации и ИНН);
- дата оформления;
- ссылка на документ, на основании которого составляется акт (договор купли-продажи, номер платежного поручения и так далее);
- стоимость товара;
- количество экземпляров.
Стоит отметить, что акт может включать информацию о правах сторон на передаваемую продукцию, если соглашение между ними отсутствует. Когда речь идет о международных сделках, то акт приема-передачи, как таковой, отсутствует.
Необходимо обладать следующими документами для оприходования продукции:
- инвойс (Proforma Invoice);
- упаковочный лист;
- договор, составленный на двух языках;
- акт доставки товара;
- подтверждение таможенной очистки.
Если во время приема возникают претензии к качеству груза или поставка осуществляется не в полном объеме, стороны могут включить информацию в акт.
От продавца покупателю
Этот документ требуется составлять чаще всего. Акт необходим, когда передача продукции происходит с использованием безналичного способа оплаты. Фирмы, которые работают с другими юридическими лицами, используют его.
Также он применяется интернет-магазинами, которые отправляют сопроводительные документы вместе с грузом. Обязательно необходимо предоставить второй стороне оригинал, а также получить свой экземпляр. Однако физические лица редко отправляют его по почте владельцам интернет-магазинов, поэтому для них предусмотрена возможность онлайн подписи.
Удаленная подпись пользовательского соглашения позволяет продавать продукцию онлайн, без необходимости оформлять этот акт. Суть заключается в том, что покупатель перед приобретением товара получает СМС-сообщение, которое необходимо ввести в специальный пул. Это считается аналогом электронной подписи.
Если доставка осуществляется с курьером, то можно решить вопрос с подписанием документа. Тогда компании не нужно беспокоиться о получении бумаг от покупателей. Отсутствие акта считается необоснованным списанием товара, поэтому сотрудники ФНС могут наложить штраф во время выполнения проверки.
Акт приема передачи составлять необязательно, если предоставляются товарная накладная и счет фактура. Эти документы тоже относятся к первичной бухгалтерии, поэтому их отсутствие считается грубым нарушением. Нумерация идет сквозная в течение всего налогового периода. В следующем году можно начинать отсчет с первого номера, но допускается продолжать нумерацию. 1C обнуляет все данные автоматически.
На ответственное хранение
Он должен содержать оговоренную выше информацию, однако указывается, на каких условиях и сколько времени продукция должна содержаться на балансе другого предприятия.
Составляется документ в двух экземплярах. Перед его подписанием стороны должны удостовериться, что продукция всецело отвечает всем требованиям и предоставлена в полном объеме. Перед возвратом нужно составить другой акт, согласно которому владелец груза получает его обратно.
Акт считается бумагой, которая обладает юридической силой. То есть требования сторон друг к другу ограничиваются, так как они соглашаются, что товар предоставлен в полном объеме и надлежащего качества.
Некачественного или бракованного товара
Иногда товар принимается с видимыми следами брака или низкого качества.
Эта информация должна указываться в акте. Требуется все выявленные проблемы подробно описать. Рекомендуется приложить к документу фотографии.
Они могут находиться в электронном виде, чтобы не потребовалось их распечатывать. Но сведения о месте их хранения также обозначаются в акте.
С чего начинается процесс заполнения бланка?
Любой документ подписывается на добровольной основе. Таким образом, необходимо сначала обсудить условия получения товара, количество, объем, наименование и другие характеристики.
Акт может составляться с использованием машинописного текста или от руки.
Изначально требуется заполнить реквизиты сторон. Это основное требование законодательства. Необязательно использовать фирменный бланк.
Информация о товаре переносится из базы данных, исходя из того, как она занесена. Если в акте указать другое название, то невозможно будет осуществить списание продукции, в результате чего юридически организация передаст на хранение или в собственность несуществующие позиции.
Во время проведения инвентаризации и составления финансового отчета возникнут проблемы, которые часто приводят к штрафу.
Может ли акт заменить договор?
Если впоследствии использования товара обнаруживается брак, который невозможно было выявить при первичной проверке, можно обратиться к поставщику с требованием оформить возврат. Обычно в акте прописывается возможность вернуть продукцию, ссылаясь на нормы закона (14 дней с даты покупки или 15 дней, если речь идет о технически сложных моделях).
Но необходимо предоставить документы, свидетельствующие о покупки. Это могут быть: квитанция об оплате, платежная ведомость, счет фактура или иные бумаги, которые предоставляются вместе с актом.
Образец
В интернете возможно скачать образец документа, к нему нет особых требований, но важно предусмотреть наличие следующего:
- сведения о сторонах;
- наименование товара и его описание;
- дата подписания;
- стоимость товара;
- количество экземпляров.
Акты передачи товара обладают юридической силой, если:
- есть ссылка на приложение к заключенному договору на поставку продукции;
- имеются подписи и печати от обеих сторон;
- документ составлен в двух или более экземплярах (их количество зависит от числа сторон).
Таким образом, акт относится к перечню первичной бухгалтерской документации и обязательно составляется, если между сторонами отсутствует договор. Он позволяет защитить интересы обеих сторон, чтобы не доводить дело до суда.
Заполняется все на листе формата A4, а форма может существенно отличаться. Когда работа происходит с государственными или муниципальными структурами, то сначала заключается договор на согласование формы акта, после чего подписывает сам документ.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52