Как рассчитывать отпускные: показатели, которые необходимо учитывать
Отдых нужен любому человеку, и особенно это касается сотрудников компаний, имеющих право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Перед уходом в плановый отпуск многие задумываются о том, какая оплата им причитается, как правильно рассчитать отпускные, за какой период проводить подсчеты и учитывать ли начисленные премии.
Определение расчетного периода отпуска
Месяцы берутся календарные, имеется в виду период 1 – 31 числа включительно.
Некоторые компании составляют договоры для работников с использованием иных периодов, однако отличительный общепринятому период, не должен ущемлять финансовые интересы работников. В данном случае, должны быть также предусмотрены расчеты на все случаи, которые могут происходить при выходе сотрудника в отпуск.
Существует также понятие неполного рабочего периода, учитываемого при вычислении будущих отпускных. Если работник не получал зарплату по любым причинам в некоторые отрезки времени, то отпускные начисляются за вычетом моментов, когда зарплата не начислялась. Проще говоря, отпускные рассчитываются только за время, когда работник получал зарплату и состоял в своей должности. Похожий принцип начисления у декретных, и других выплат сотруднику.
Период, включаемый в отпуск
Период, который будет учитываться при расчете начисляемой оплаты за выход в отпуск, именуется также стажем работы, который сотрудник получил за время своей службы в компании.
Здесь учитываются не только дни, которые были полностью отработаны, но и следующие показатели:
- Все дни отдыха, которые были предоставлены сотруднику: праздники, выходные, отгулы — предусмотренные законом.
- Периоды вынужденного отсутствия на месте работы, по вине работодателя. К примеру, работник был незаконно уволен, но после восстановлен в должности.
- Вынужденное отстранение от работы при необходимости прохождения медицинского осмотра и других комиссий, необходимых для поддержания здоровья сотрудника, либо для работы в компании.
- Выходные и периоды отпусков, за которые работодатель не выплачивал денег сотруднику, предоставленные ему по личной просьбе.
При расчете ежегодного отпуска не учитываются периоды:
- Отсутствие сотрудника на рабочем месте без причин, которые можно счесть уважительными.
- Время, когда сотрудник находился в оплачиваемом отпуске по уходу за младенцем.
Отпуск у «особых» категорий сотрудников
Работники, находящиеся на службе в компании на сезонных работах, либо заключавшие договор на срок, не превышающий 2 месяца, имеют несколько иной порядок начисления и расчета оплаты отпуска.
Вся сумма, начисленная за период работы такого служащего, делится на дни, отработанные им.
Таким образом, проходит вычисление среднедневного заработка (СЗ), который станет основой для расчета отпускных.
Для вычисления среднедневного заработка, общая сумма выплат за работу делится на количество отработанных дней, при шестидневном недельном графике работы.
После вычисления среднедневного заработка, полученное число умножается на дни отпуска, в котором будет находиться работник.
Оформление отпуска
Чтобы уйти в отпуск, сотрудник должен составить и предъявить в кадровую службу заявление в произвольной форме, которое должно содержать в себе следующие данные:
- Кому адресовано заявление (реквизитные данные руководителя).
- Анкетные данные и должность работника.
- Наименование документа, в данном случае — заявление.
- Дата, подпись под основным текстом документа.
Текст заявки на отпуск должен отображать вид отпуска, в который сотрудник хочет выйти: плановый, по договоренности, неоплачиваемый, и т.д. Дополнительный отпуск требует предоставления ссылки на законодательство, предусматривающие возможность его предоставления, а также доказательство необходимости предоставления такого отпуска. Для студентов это справки-вызовы на сессию, и т.д.
В некоторых компаниях сотрудникам сразу предоставляется бланк для заполнения заявления. После подачи заявления в кадровый отдел, сотрудник получит приказ о том, что может выйти в отпуск.
Учет премий при расчете отпускных
Премиальные начисления также входят в расчет оплаты отпуска и это зафиксировано в законе.
Все премии, которые сотрудник получил, делятся на 3 вида.
Исходя из видов премий, рассчитывается начисление:
- Ежемесячные премии. Включение таких премий в отпускные, проходят в следующем порядке: учет проходит только за годовой период, предшествующий отпуску и только по 1 премии на каждый месяц. Учитываются премии только одного типа, если сотрудник получал несколько их разновидностей.
- Премии, превышающие месячный период. Сюда относятся квартальные, полугодовые виды премий – во внимание берутся только те, что работник получил в расчетном периоде.
- Годовые премии учитываются в отпускных, независимо от периода. Даже если годовая премия будет начислена сотруднику после выхода в отпуск, она должна быть включена в сумму выплаты.
Бухгалтерский учет
Каждая компания обязана оставлять определенные резервные средства в своем бюджете, которые идут на оплату отпускных, работникам.
Существование данного резерва должно быть отображено в бухгалтерском учете предприятия.
Размеры резерва определяет само предприятие, оценивая ресурсы, которые потребуются в будущем на выплаты сотрудникам.
Порядок, в котором предприятие будет отчислять средства в резерв, также определяется руководством. Небольшие компании чаще всего делают начисления по каждому сотруднику отдельно, более крупные измеряют свой резерв группами работников.
Налоговый учет
При создании резерва, компания должна отчитаться перед налоговыми службами за будущие отчисления. Информация, необходимая для налоговой, должна содержать в себе форму и периодичность начислений, размер резерва. Компания должна:
- Учитывать расходы на обложение резерва при его формировании.
- Выплачивать налог по отпускным выплатам, так как они являются доходом сотрудника от работы в компании.
- Проводить социальное страхование резерва, чтобы обезопасить доход сотрудников.
- Проводить страхование работников от несчастных случаев в рабочее время.
Как рассчитать отпускные при увольнении
При увольнении, сотрудник имеет право на компенсацию за отпуск, в который не успел выйти при работе на компанию.
Основные правила расчета практически не отличаются от высчитывания суммы отпускных в общем порядке.
Расчет начинается с вычисления среднедневного заработка за последний год, предшествующий увольнению.
Как и при начислении выплаты за отпуск, увольняющемуся сотруднику причитается сумма, пропорциональная оплате труда за прошедший год.
Также, бухгалтеры компании обязаны учесть прошедшие за год индексации заработной платы и повысить отпускные соответственно. Отпускные при увольнении должны быть начислены за 3 дня до ухода бывшего сотрудника. Количество дней отпуска берется усредненное – 28 дней.
Пример расчета
Итак, приведем пример, как насчитываются отпускные. Сама по себе формула расчета отпускных не вызовет трудностей даже у далеких от бухгалтерии. В первую очередь необходимо выяснить, каков среднедневной заработок сотрудника за год. Затем эта сумма умножается на число дней, которые сотрудник планирует провести на отдыхе.
Среднедневной заработок*дни отпуска = отпускные.
Сначала нужно определить его среднедневной заработок.
Для этого сумма выплат делится на количество отработанных месяцев и дней:
540 000 : 12 : 29,4 = 1530,6
Теперь можно рассчитать сумму отпускных, которые будут начислены сотруднику:
1530,6 * 21 = 32 142,8
Такие несложные подсчеты позволят сотруднику заранее определить сумму, на которую он может рассчитывать во время отпуска и которая причитается ему по закону.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52