Журнал регистрации трудовых договоров — особенности учета
Кадровый учёт в рамках организации предполагает большое количество документов, систематизировать которые просто необходимо для обеспечения слаженной работы подразделения и сохранности информации.
Журнал регистрации трудовых договоров относится к рекомендуемой учётной документации.
Его ведение окажет работодателю неоценимую услугу при проверках трудовой инспекцией и головными предприятиями, а также послужит ярким доказательством законности оформления трудовых отношений в случае судебного разбирательства.
Срок хранения журнала обозначался в 75 лет.
Фиксация договоров в регистрационной книге (Приказ Главного Архивного Управления №33 «Государственная система ДОУ» 1988/25/05 п.3.2.1.2) усиливает юридически трудовые соглашения/контракты (проставляется дата и номер регистрации).
По этой причине журнал может служить аргументом в трудовых спорах между работником и руководителем.
Обязательно ли вести и для чего нужен?
Ведение журнала регистрации – дело добровольное. Учётная книга не определена как обязательный документ Приказом Минкультуры №558 2010/25/08 редакция 2016/16/02, который указывает на необходимость сохранения трудовых договоров (п.657), не акцентируя внимания на способе их учёта и сбережения.
Журнал регистрации трудовых договоров чрезвычайно удобен и полезен для самого работодателя:
- внесение записей в хронологической последовательности, что облегчает поиски нужной информации (например, при выдаче справки увольняющемуся сотруднику);
- при регистрации договор приобретает юридическую силу (регистрационный номер и дата);
- указание папки (номера дела), где хранится зарегистрированный договор;
- дублирование информации, что усиливает гарантию её сохранности.
Графы, трудности с нумерацией
Журнал регистрации может быть традиционным и электронным. Бумажный вид более популярен и надёжен (невозможно изменить информацию). Перед началом использования он должен быть прошит и пронумерован постранично. Содержание журнала не определено ни одним нормативным документом.
Рекомендованы следующие графы:
- порядковый номер записи/сотрудника;
- номер договора, дата подписания;
- фио;
- отделение и должность;
- номер приказа о приёме на работу и дата;
- номер приказа о расторжении договора и дата;
- основание расторжения;
- тип договора (бессрочный, срочный с конкретизацией);
- тип занятости (основная работа или совместительство);
- выдача 2го экземпляра на руки (две подграфы: дата и подпись работника);
- дополнительные соглашения (номер документа, число и номер приказа);
- примечания.
Графы и их расположение могут меняться. Целесообразно включить графу «Номер дела для подшивания документа» либо использовать с этой целью графу «Примечания».
Во избежание путаницы с нумерацией следует помнить что «номер п/п» означает только номер записи.
Номер договора и номера допсоглашений вписывают в отдельные графы, которые можно поместить рядом, что облегчит поиск нужной информации и снизит нагрузку на глаза.
Либо в примечаниях (рядом с графой допсоглашений) вписывать фразу «к договору №ХХ». Иногда ведение различных журналов по договорам и по допам становится оптимальным решением.
Как вариант, нумерацию регистрируемых договоров можно каждый год начинать заново, что сократит количество цифр в первой графе и поможет избежать ошибок и путаницы.
Следует заранее позаботиться о блокировании функции корректирования информации, что исключит стороннее вмешательство и подтасовку сведений.
Как заполнить?
Журнал регистрации ТД должен быть в плотной обложке, к чему обязывает частота его использования и срок хранения (75 лет), прошит, опломбирован и пронумерован.
Титул содержит наименование организации и ФИО руководителя, даты начала и окончания.
Далее идёт поименование лиц, допущенных к ведению журнала, с информацией о них.
Каждый разворот страниц имеет идентичное графление для внесения записей.
На последней странице фиксируется информация о закрытии, прошивке, опечатывании и сдаче в архив, здесь же указывают и номер приказа (номер распоряжения, решение суда и пр.), на основании которого произошло закрытие.
В обязательном порядке отмечают количество заполненных страниц с номерами трудовых договоров (с №XX по №YY) и номерами дополнительных соглашений (с №xx по №yy). Запись подтверждает подпись исполнителя с полной расшифровкой и датой.
Внесение изменений
Исправления, зачёркивания и обработка текста корректором исключаются, так как подобные действия в суде могут быть расценены как подтасовка фактов и предоставление недостоверной информации.
По этой причине исправления (изменения) в журнале регистрации трудовых договоров вносятся в соответствии с правилами, применимыми к трудовым книжкам (ПП №225 2003/16/04; Постановление МТСР №69 2003/10/10).
В «Примечаниях» отмечают, что запись такая-то внесена по ошибке и аннулируется. За ней следует новая запись с новым регистрационным номером.
Ошибочное и досрочное закрытие журнала
Серьёзная ошибка при заполнении журнала (например, перепутаны графы) является основанием для его безотлагательного закрытия.
Порядок действий в этом случае следующий:
- На последней странице делается запись о досрочном закрытии журнала в связи с его ошибочным ведением, при этом необходимо детализировать причину: к примеру, номер такой-то вписан в графу такую-то.
- Доложить начальству о случившемся казусе и получить нагоняй.
- Завести новый журнал на основании внутреннего распоряжения/приказа.
Журнал регистрации трудовых договоров — образец
Но его наличие и скрупулёзное заполнение избавит предприятие и его руководство от многих неприятностей.
Следует помнить, что в случае трудового спора суд априори встаёт на сторону сотрудника, если наниматель не может предоставить регистрационный журнал в качестве доказательства своей правоты и порядочности.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52