Бесплатная консультация с юристом по телефону
+7 (499) 112-30-35 (Москва) +7 (812) 243-11-41 (Спб)
звонок бесплатный

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности учета

регистрация договоров

Кадровый учёт в рамках организации предполагает большое количество документов, систематизировать которые просто необходимо для обеспечения слаженной работы подразделения и сохранности информации.

Журнал регистрации трудовых договоров относится к рекомендуемой учётной документации.

Его ведение окажет работодателю неоценимую услугу при проверках трудовой инспекцией и головными предприятиями, а также послужит ярким доказательством законности оформления трудовых отношений в случае судебного разбирательства.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа. Это быстро и бесплатно!
Журнал учёта трудовых договоров был рекомендован «Перечнем типовых управленческих документов» (Росархив 2000/06/10 редакция 2003 п.358).

Срок хранения журнала обозначался в 75 лет.

Фиксация договоров в регистрационной книге (Приказ Главного Архивного Управления №33 «Государственная система ДОУ» 1988/25/05 п.3.2.1.2) усиливает юридически трудовые соглашения/контракты (проставляется дата и номер регистрации).

По этой причине журнал может служить аргументом в трудовых спорах между работником и руководителем.

Обязательно ли вести и для чего нужен?

Ведение журнала регистрации – дело добровольное. Учётная книга не определена как обязательный документ Приказом Минкультуры №558 2010/25/08 редакция 2016/16/02, который указывает на необходимость сохранения трудовых договоров (п.657), не акцентируя внимания на способе их учёта и сбережения.

Журнал регистрации трудовых договоров чрезвычайно удобен и полезен для самого работодателя:

учет ТД

  • внесение записей в хронологической последовательности, что облегчает поиски нужной информации (например, при выдаче справки увольняющемуся сотруднику);
  • при регистрации договор приобретает юридическую силу (регистрационный номер и дата);
  • указание папки (номера дела), где хранится зарегистрированный договор;
  • дублирование информации, что усиливает гарантию её сохранности.
Журнал регистрации может служить аргументом в суде в случае обвинения в нарушении законодательства (например, ТК ст.67 об обязательности заключения договора в 3-дневный срок) и доказательством законопослушности нанимателя.

Графы, трудности с нумерацией

Журнал регистрации может быть традиционным и электронным. Бумажный вид более популярен и надёжен (невозможно изменить информацию). Перед началом использования он должен быть прошит и пронумерован постранично. Содержание журнала не определено ни одним нормативным документом.

Рекомендованы следующие графы:

трудовое право

  • порядковый номер записи/сотрудника;
  • номер договора, дата подписания;
  • фио;
  • отделение и должность;
  • номер приказа о приёме на работу и дата;
  • номер приказа о расторжении договора и дата;
  • основание расторжения;
  • тип договора (бессрочный, срочный с конкретизацией);
  • тип занятости (основная работа или совместительство);
  • выдача 2го экземпляра на руки (две подграфы: дата и подпись работника);
  • дополнительные соглашения (номер документа, число и номер приказа);
  • примечания.

Графы и их расположение могут меняться. Целесообразно включить графу «Номер дела для подшивания документа» либо использовать с этой целью графу «Примечания».

правила учета договоровВо избежание путаницы с нумерацией следует помнить что «номер п/п» означает только номер записи.

Номер договора и номера допсоглашений вписывают в отдельные графы, которые можно поместить рядом, что облегчит поиск нужной информации и снизит нагрузку на глаза.

Либо в примечаниях (рядом с графой допсоглашений) вписывать фразу «к договору №ХХ». Иногда ведение различных журналов по договорам и по допам становится оптимальным решением.

Как вариант, нумерацию регистрируемых договоров можно каждый год начинать заново, что сократит количество цифр в первой графе и поможет избежать ошибок и путаницы.

Наличие регистрационного журнала в электронном виде упрощает его ведение, но повышает риск внесения исправлений и сомнительных фактов.

Следует заранее позаботиться о блокировании функции корректирования информации, что исключит стороннее вмешательство и подтасовку сведений.

Как заполнить?

заполнение журналаЖурнал регистрации ТД должен быть в плотной обложке, к чему обязывает частота его использования и срок хранения (75 лет), прошит, опломбирован и пронумерован.

Титул содержит наименование организации и ФИО руководителя, даты начала и окончания.

Далее идёт поименование лиц, допущенных к ведению журнала, с информацией о них.

Каждый разворот страниц имеет идентичное графление для внесения записей.

На последней странице фиксируется информация о закрытии, прошивке, опечатывании и сдаче в архив, здесь же указывают и номер приказа (номер распоряжения, решение суда и пр.), на основании которого произошло закрытие.

В обязательном порядке отмечают количество заполненных страниц с номерами трудовых договоров (с №XX по №YY) и номерами дополнительных соглашений (с №xx по №yy). Запись подтверждает подпись исполнителя с полной расшифровкой и датой.

Внесение изменений

инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведениюИсправления, зачёркивания и обработка текста корректором исключаются, так как подобные действия в суде могут быть расценены как подтасовка фактов и предоставление недостоверной информации.

По этой причине исправления (изменения) в журнале регистрации трудовых договоров вносятся в соответствии с правилами, применимыми к трудовым книжкам (ПП №225 2003/16/04; Постановление МТСР №69 2003/10/10).

В «Примечаниях» отмечают, что запись такая-то внесена по ошибке и аннулируется. За ней следует новая запись с новым регистрационным номером.

При обнаружении в журнале серьёзных ошибок он подлежит немедленному закрытию и архивированию. Вместо него внутренним приказом по организации открывают новый журнал.

Ошибочное и досрочное закрытие журнала

Серьёзная ошибка при заполнении журнала (например, перепутаны графы) является основанием для его безотлагательного закрытия.

Порядок действий в этом случае следующий:

  1. На последней странице делается запись о досрочном закрытии журнала в связи с его ошибочным ведением, при этом необходимо детализировать причину: к примеру, номер такой-то вписан в графу такую-то.
  2. Доложить начальству о случившемся казусе и получить нагоняй.
  3. Завести новый журнал на основании внутреннего распоряжения/приказа.
Регистрационный журнал не относится к обязательным учётным документам, поэтому подобная неприятность не является серьёзным нарушением.

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

Отсутствие журнала учета трудовых договоров не является нарушением закона.

Но его наличие и скрупулёзное заполнение избавит предприятие и его руководство от многих неприятностей.

Следует помнить, что в случае трудового спора суд априори встаёт на сторону сотрудника, если наниматель не может предоставить регистрационный журнал в качестве доказательства своей правоты и порядочности.




Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть