В практике компаний нередки случаи, когда сотрудник, проработав меньше года уже выбрал положенные 28 отпускных дней.
Такая ситуация складывается из-за полученных отпускных дней в аванс, с расчетом последующей отработки после выхода на работу.
В силу того, что сотрудник проработавший более шести месяцев имеет право на отпуск.
Иногда сотрудник, вышедший из отпуска увольняется и у него образуется задолженность перед компанией за излишне уплаченные отпускные, которые могут подлежать удержанию. Какими же правилами руководствоваться для расчета удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении и по какому алгоритму его корректно можно произвести.
Правила расчета
Удержание – всякое снижение денежного эквивалента труда сотрудника, подлежащего уплате в форме зарплаты. При расчете суммы удержания необходимо руководствоваться рядом правил, которые позволят определить правомерность взыскания и рассчитать верную сумму.
В подавляющем большинстве случаев сумма удержания ограничена до 20% от суммарной выплаты при увольнении (п.1 ст. 138 ТК РФ). Если иное не предусмотрено законом.
В случае предусмотренных законом, процентное соотношение суммы к удержанию может быть увеличено до 50 %, но не более. За исключением ситуации, когда сотрудник обязан:
[ads-pc-2]
- выполнять принудительные работы (например, в виде уголовного наказания);
- выплачивать алименты;
- возместить урон здоровью, нанесенный другому лицу;
- восполнить ущерб лицам, нанесенный сотрудником, повлекший смерть кормильца;
- возместить урон, причиненный в результате преступных действий.
Такой закрытый список указан в части 3 статьи 138 ТК РФ. В подобном случае действует ограничение до 50%, но не более 70%.
В Федеральном законе No 22-ФЗ «Об исполнительном производстве» говориться, что удержания из зарплаты сотрудника делаются за минусом налоговых вычетов.
Сотрудник может добровольно выплатить сумму, уплаченную ему авансом за неотработанное время.[ads-mob-1]
Удержания производятся только с письменного согласия сотрудника.
Но, в любых правилах есть исключения. В данном случае исключением для удержания из зарплаты (без согласия сотрудника), может послужить:
- ошибка в ведении бухгалтерского учета;
- противоправные действия и нарушение законодательства РФ при выполнении трудовых обязанностей;
- грубое нарушение или отказ от выполнения норм трудовой деятельности, установленные судом.
В каждой другой ситуации, при несогласии сотрудника с вычетом денежных средств, подлежащих к выплате при увольнении, руководитель в праве обратиться в суд, согласно статьям 382 и 383 ТК РФ.
В отдельных случаях нет основания для удержания:
- отказ от должности по состоянию здоровья или отсутствие таковой;
- в результате признания работника недееспособным;
- ликвидация предприятия;
- сокращение численности штата;
- при изменении собственника предприятия, данное правило распространяется на главного бухгалтера, руководителя и заместителя;
- призыв сотрудника на службу в армию и госслужбу;
- в случае смерти сотрудника или руководителя предприятия;
- наступление непреодолимых обстоятельств (техногенные и географические катастрофы).
Калькуляция
Рассмотрим, как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска.
Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее.
Сначала необходимо высчитать дни отпуска, которые положено отработать.
Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:
КДН= КДИ – (КДО/12 * КС), где:
- КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
- КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;
- КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;
- КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.
Затем просчитать средний заработок за отработанное время, в день. Чаще всего этот показатель уже известен, его рассчитывают при начислении отпускных.
Рассчитать сумму оплаченных отпускных, которая подлежит удержанию, можно по формуле:
∑ОУ= КДН*СДЗ, где
- ∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;
- КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
- СЗД – средний дневной заработок.
[attention type=green]Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.[/attention]
Пример
Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года.
Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб.
Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам.
Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска:
28 – (28/12*8) = 9.33 дня
Далее посчитаем выплаченные авансом отпускные, подлежащие удержанию:
9,33 * 1750 = 16327,5 руб.
Процедура
При расчете берется период, — рабочий год, который начинается с момента устройства на работу, за исключением испытательного периода.
Для расчета и удержания выплаченных авансом отпускных, необходимо учитывать только год, в котором были выплачены отпускные.
Алгоритм процедуры:
- формируется уведомление об удержании, направляется сотруднику для ознакомления;
- издается приказ о вычете установленной суммы переплаты;
- проводится ознакомление и согласие увольняющегося с приказом;
- делается выплата денежных сумм, начисленных при увольнении, за вычетом суммы к вычету.
Процедура удержания проводится в крайний рабочий день сотрудника. В случае не согласия сторон, можно обратиться с суд.
https://www.youtube.com/watch?v=XoE8Cfbx890
Юридические аспекты
Удержать или нет, полученные авансом отпускные денежные средства, решает руководитель по своему усмотрению, это его право, но не обязанность.
Работодатель в праве выдать при увольнении работнику заработную плату в полном объеме, без удержания.
В свою очередь, работник в праве добровольно погасить истребованную с него сумму денежных средств, полученных авансом отпускных, но не отработанных.
[attention type=green]Законное обоснование на удержание авансированных отпускных, работодателю дает статья 137 Трудового кодекса РФ.[/attention]
Взыскание суммы отпускных в судебном порядке
Пойти в суд имеет право работодатель для истребования исчисленного удержания по ст. 382 и 383 ТК РФ.
В судебной практике есть случаи признания правомерности взыскания работодателем излишне уплаченных отпускных, но не отработанных работником.
Но, чаще всего суд не находит основания для взыскания. Кроме случаев, когда истребованная сумма была получена в результате:
- счетной ошибки;
- доказано невыполнение работником норм труда или вина его в простое;
- имели место установленные судом неправомерные действия сотрудника.
В других случаях даже при письменном согласии сотрудника вернуть суммы через суд не получится.[ads-mob-2]
Отпуск работника делится на части и предоставляется в полном объеме (ст. 125 ТК РФ), независимо от стажа, кроме случаев, попадающих под статью 121 ТК РФ или по договоренности сторон.
[attention type=green]Иногда руководители, для страховки, просят сотрудника написать сразу два заявления перед выходом в отпуск: первое на предоставление очередного отпуска, второе на отпуск за свой счет.[/attention]
Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении: проводки
Схема учета удержания избыточных денежных сумм, выплаченных отпускных, но не отработанных сотрудником, отражено в письме МФ РФ No07-05-13/10.
Таблица схемы проводки по удержанию за неотработанные дни отпуска:
| Дебет | Кредит | |
| 20 /23/25/26/44 и т.д. расходы на производство | 70 | исчисленная сумма к удержанию |
| 90/20/26/44 и т.д. | 69 | сумма страховых взносов |
| 70 | 68.1 «Расчеты НДФЛ» | исчисленный подоходный налог |
| 50 | 70 | внесены деньги работником в кассу |
НДФЛ и взносы при удержании за неотработанные дни отпуска
Не прописаны специальные правила в Налоговом кодексе по исчислении налоговой базы НДФЛ, если отпускные уже были начислены и налог был удержан.
[ads-pc-4]Существует два варианта проведения вычислений:
- Снизить налоговую базу за счет уменьшения на денежную сумму не отработанных отпускных. Получится переплата по налогу.
- Не снижать налоговую базу и удержать денежную сумму с исчисленного дохода за вычетом НДФЛ.
Страховые отчисления исчисляются из суммы к выплате при увольнении, за минусом сумм к удержанию за неотработанный срок отпуска.
Правки в отчетность по страховым взносам за период, когда начислены отпускные вносить не нужно.